Timemanagement gaat over verstandig omgaan met je tijd. Het zorgt ervoor dat je effectief en doelgericht met je tijd omgaat zónder dat je jezelf voorbij loopt of overspoeld raakt. Je wilt dingen gedaan krijgen, het liefst zo efficiënt mogelijk en dus komt het erop aan om je werk (processen) te verbeteren. Het gaat niet zozeer om zoveel mogelijk te doen binnen een kort tijdsbestek, maar om vooral de juiste dingen te doen. Wat is nu echt belangrijk en wat heeft de meeste prioriteit? Hieronder geven we je 10 snel toepasbare tips om snel je werkdruk te verlagen en meer tijd voor jezelf vrij te maken.

1. Structuur aanbrengen in interne communicatie

Maak afspraken met je team. Zoals het plannen van overleg op vaste momenten,
het vastleggen van communicatie (bijvoorbeeld vaste manier van notuleren of brieven) en volgens vaste lijnen informeren.

2. Regelmatig je agenda opschonen

Neem regelmatig de tijd om je agenda door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht. Anderzijds kunnen niet dringende zaken als gevolg van je overvolle agenda plots dringend worden. Je moet het nu doen, immers volgende week heb je er misschien geen tijd meer voor.

3. Zorg voor focus (concentratie)

Je zou je focus-zone kunnen zien als een omgekeerde U-curve. In de fase links van de bult ben je onder gestimuleerd. Je verveelt je dan, zelfs als je genoeg werk te doen hebt. Je hebt niet veel fut om ergens aan te beginnen, want dat lusteloze gevoel verslapt je aandacht. Aan de andere kant van het schema (in de fase rechts van de bult) ben je prikkelbaar door teveel stimulatie. Nu heb je ook concentratieproblemen, maar die komen nu juist van een te hóóg adrenalinepeil, waardoor je gestrest raakt. Zorg voor meer prikkels (bijvoorbeeld bijleren) als je verveeld bent, zorg voor minder prikkels (zet je email af) als je te onrustig bent.

4. Zet nu en dan je telefoon en e-mail uit

Als je een rapportage moet schrijven, zorg dan dat je je aandacht niet hoeft te verdelen. Zet je telefoon en e-mail pop-up uit en laat je collega’s weten dat je niet gestoord wilt worden. Wil je meer focus? Begin dan in de vroege morgen met een ingewikkelde klus en open pas na 9 uur je inbox.

5. Neem regelmatig een micropauze/ powerbreak

Net zoals je gemakkelijk een overbelasting van rug, nek, enz. kan krijgen bij te veel computerwerk zonder afwisseling, kan je ook je brein overbelasten. Bewust denkwerk kan je niet lang volhouden. Het deel van je brein waarmee je dat doet, slorpt energie op. Maak dus gebruik van ‘powerbreaks’, vooral als je niet goed in je focus-zone kunt komen. Door even een korte pauze te nemen, kunnen je gedachten zich even uitschakelen en zich als het ware opnieuw opladen. Ga bijvoorbeeld een glaasje water halen, ga even een paar trappen lopen, of ga desnoods een eindje lopen en geniet van de frisse wind buiten. Micropauzes maken je efficiënter, je wint er dus tijd mee.

6. Ga effectief vergaderen

Belangrijke tip: ga niet meepraten over punten waar je niets van weet. Bedenk bij iedere vergadering het doel en de rol van jouw aanwezigheid. Bepaal vervolgens samen met het team een tijdlimiet per punt en neem beslissingen zonder uitvoerig overleg. Ontmoedig onnodige vergaderingen.

7. Gebruik een goede agenda en één takenlijst

Maak één takenlijst. Heb je een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland? Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houd één takenlijst bij. Met één complete lijst weet je altijd precies wat je nog moet doen.

8. Schat voor elke taak de benodigde tijd in

Subjectief kan je denken dat een taak weinig tijd zal innemen, maar je zou wel eens bedrogen kunnen uitkomen! Analyseer de taak zorgvuldig; mogelijk bots je op hindernissen die de taak veel langer doen duren dan vooraf gepland. Bovendien geldt hier de wet van Parkinson: onbewust, zonder planning, ga je alle tijd gebruiken die je voor een taak hebt, zelfs al kan het objectief sneller. Als je vooraf geen tijdsinschatting maakt, ga je langer aan de taak bezig zijn, zonder dat daar noodzakelijk meer kwaliteit mee gepaard gaat. Bedenk dus van tevoren hoe lang je aan een taak wil werken. Door van te voren met jezelf af te spreken hoeveel tijd je hebt, dwing je je hersenen om naar die eindtijd toe te werken.

9. Houd je aan een strak telefoonbeleid

Wil je geconcentreerd aan een taak werken? Draag dan een uurtje je telefoon over aan iemand anders. Laat hem of haar de telefoontjes opvangen en de terugbel gegevens noteren. Spaar vervolgens alle terugbel notities op en bereid ieder gesprek even voor wanneer je zelf gaat bellen (clusteren). Zo ga je effectief het telefoongesprek in. Houd gesprekken kort en zakelijk. Heb je geen collega aan wie je je telefoon een uurtje kunt afstaan? Neem dan de telefoon wel aan, maar het gesprek niet. Spreek af dat je later terugbelt.

10. Laatste tip: Start je werkdag NOOIT met het openen van je mailbox

Door ’s ochtends te starten met het lezen van al je nieuwe en oude mail prop je jouw bewustzijn (prefrontale cortex) vol met ruisgedachten. Start altijd met een leeg vel papier en schrijf alles op wat echt de moeite waard is. Welke activiteiten brengen jouw het snelst bij je werkelijke doel? Plot deze activiteiten bijvoorbeeld in een Eisenhower Matrix en open dan pas je mailbox om te zien wat er eventueel nog bij kan komen!

Wil je effectief aan de slag met timemanagement en bovenstaande tips? Download dan ons gratis e-book Timemanagement. Waarin je leert om bijvoorbeeld met het Eisenhower Matrix je activiteiten in te delen en meer tijd voor jezelf te krijgen!